Organiziranje vašeg dana metodama najproduktivnijih ljudi

Mnogi naši čitatelji ne mogu sami napraviti dnevnu rutinu koja bi omogućila puno svih vrsta zadataka. Želimo pomoći takvim ljudima. Da bismo to učinili, pružit ćemo nekoliko jednostavnih i korisnih savjeta koje su pripremili ljudi koji se mogu smatrati genijima produktivnosti.

Sustav Stephena Covieja

Da ste redoviti čitatelj magazina za internet, tada biste poznavali Stephena kovija. Ova je osoba stručnjak i trener u području menadžmenta — njegove su tehnike popularne u mnogim zemljama svijeta. Ako se o poslovnoj literaturi govori u NASA-i, onda se sigurno spominje knjiga te osobe. Zove se “Sedam vještina visoko učinkovitih ljudi”. U njemu se govori o tome kako postati uspješan. Ukratko, onda za to ne trebate biti lijeni i stalno se poboljšavati. I prije svega, morate učiniti ono što prvo trebate učiniti. Ovako se ponašao David Eisenhauer, bivši 34. predsjednik Sjedinjenih Država. Zadatke je podijelio u četiri skupine:

1. Hitno i važno — prvo morate obaviti upravo takve stvari;
2. Ne-hitne, ali važne-takve stvari treba obaviti u trenutku kada nema hitnih zadataka;
3. Hitno nevažno — ova skupina uključuje preostale stvari koje treba brzo obaviti, ali se mogu povjeriti nekom drugom;
4. Nehitni i nevažni-takvi se slučajevi mogu ili prekrižiti s vašeg popisa ili preusmjeriti njihovu provedbu trećim stranama.

Jednom riječju, morate voditi popis zadataka, dajući im jedan ili drugi prioritet. To se može učiniti u papirnatom dnevniku ili u mobilnoj aplikaciji. Međutim, o tome ćemo razgovarati bliže kraju ovog materijala.

Kao što Covi piše u svojoj knjizi, uspješna osoba brzo rješava probleme iz prve i treće kategorije — ne treba im puno vremena, jer se taj proces provodi u najproduktivnije doba dana-ujutro. Što se tiče četvrte kategorije, bolje je žrtvovati njezin sadržaj. Pa, 60-80% truda i vremena troši se na stvari koje pripadaju drugoj kategoriji.

Sustav Benjamina Franklina

Svoju metodu organiziranja dana koristio je i jedan od osnivača Sjedinjenih Država — Benjamin Franklin. Sada se njegov portret vijori na novčanici od 100 dolara. Djelomično zahvaljujući izrazu “vrijeme je novac” koji je postao krilatica. A upravo je on rekao da ne biste trebali odgađati za sutra ono što se danas može učiniti. Jednom riječju, shvaćate da je vrijeme bilo vrlo važno za Benjamina Franklina. Čak je razvio poseban sustav za izvršavanje zadataka, koji je potom počeo koristiti do kraja života. U budućnosti je dobila ime “Franklinova piramida”. Ili “piramida produktivnosti”.

U ovoj se metodi spominju i sve vrste ciljeva. I što je taj cilj veći, to više prostora zauzima na papiru. Kao rezultat toga, sve se kreće od temelja koji se sastoji od životnih vrijednosti do plana za taj dan. Evo potpunog popisa ciljeva:

1. Dnevni plan;
2. Kratkoročni plan;
3. Plan za godinu ili čak nekoliko godina;
4. Glavni plan za postizanje ozbiljnog cilja;
5. Globalni cilj;
6. Glavne životne vrijednosti.

Naravno, trebali biste biti zainteresirani za bazu ove piramide. Što je Frankin mislio pod glavnim životnim vrijednostima? Mislio je na 13 vrlina koje bi trebale biti u životu bilo koje osobe. Ili kojima je barem potrebno težiti. To su šutnja, umjerenost, odlučnost, štedljivost, ljubav prema redu, marljivost, pravda, smirenost, krotkost, čednost, iskrenost, umjerenost i čistoća. A to ne znači da biste trebali samo zapisati ta načela života u dnevnik, a zatim ih se ni ne sjećati! Benjamin Franklin predlaže da se svaki dan usredotočite na neku određenu vrlinu. Pa, navečer morate primijetiti pogreške napravljene na putu do savršenstva. U budućnosti ih morate pokušati ne ponavljati.

Na sljedećem koraku gore navedene piramide nalazi se globalni cilj. Ovdje je sve prilično jednostavno. Ako, na primjer, studirate za željezničara, jedan od vaših globalnih ciljeva bit će postati uspješan strojovođa kojem putnički vlakovi vjeruju u nekom značajnom smjeru. Obavezno zapišite jedan ili više takvih ciljeva negdje na prvu stranicu dnevnog planera ili u aplikaciju koju koristite za planiranje vremena. O tom će cilju ovisiti manji zadaci čije rješenje doprinosi njegovom postizanju.

Konačno, u gornjim dijelovima piramide nalaze se planovi koji služe ili za postizanje glavnog cilja ili za rješavanje problema postavljenih u sljedećih nekoliko godina. Pa, planovi za tjedan i tekući dan završavaju piramidu.

Da biste živjeli po sustavu Benjamina Franklina, morat ćete naporno raditi. Preporučujemo da sve zadatke napišete u bilježnicu koja će uvijek biti na vidiku. Osim toga, svoje ciljeve možete unijeti u aplikaciju “Kalendar”. Ili u bilo kojem od onih koji su dizajnirani za jednostavno planiranje vremena.

Sustav Gleba Arhangelskog

Tko je Gleb Arhangelski? Osnivač je istoimene tvrtke. I ova osoba zna sve o upravljanju vremenom. Istodobno, pokušava na jednostavnom i razumljivom jeziku iznijeti Principe postojećih sustava, prilagođavajući ih i našoj stvarnosti. Napisao je poslovne knjige “time drive”, “formula vremena” i nekoliko drugih.

Najpopularnija je prva naslovljena knjiga. Ona je ta koja pokazuje koliko su važni planiranje, motivacija i postavljanje ciljeva. Također opisuje nekoliko dobrih trikova za borbu protiv odugovlačenja. Pogledajmo neke od njih:

1. Metoda “sidra” uključuje upotrebu materijalnih veza koje će odgovarati određenim emocionalnim stanjima. Potrebni su kako bi se prilagodili uspješnom rješenju problema. Najčešće ljudi koriste neku vrstu glazbe kao veze. Na primjer, možete se baviti popravkom u skladu s oceanom. Trebate napisati pristojnu količinu teksta? Uključite klasičnu glazbu ili buku prirode. Postupno će to znatno olakšati rješavanje bilo kojeg zadatka, jer ćete za to biti psihološki spremni.
2. Metoda “žabe” koristi se za dosadne aktivnosti koje se neprestano odgađaju za sljedeći dan. Ako ste već nakupili mnogo takvih zadataka, to stvara nepotrebnu živčanu napetost. Stoga Gleb savjetuje da svako jutro započnete s najdosadnijim i nezanimljivim poslom. Kad se nosite s tim, tada će biti zabavnije, opet ćete pokupiti potreban psihološki val.
3. Metoda “slonov odrezak” podsjeća vas da što je veći i složeniji zadatak, to manje želite započeti s njegovom provedbom. Možda ćete se uplašiti njegove razmjere. Ponekad ne razumijete, ali gdje biste točno trebali početi. Ali zapravo je jednostavno. Podijelite zadatak na podzadatke. Bit će znatno manji i prolazniji. Nadolazeći posao odmah će prestati plašiti.

Gleb Arhangelski redovito piše o odmoru. Podsjeća da niti jedna osoba ne može provesti čitave dane na ovom ili onom poslu. S vremena na vrijeme trebate se odmoriti. I morate se moći odmoriti — ovaj proces također može biti produktivan. Međutim, to je sasvim druga priča.

Sustav Tima Ferrisa

Ako nastavimo razgovarati o Guruu produktivnosti, onda se ne možemo sjetiti tima Ferrisa. Njegove knjige čitaju milijuni ljudi, isti broj ljudi prisustvovao je javnim nastupima. Ferrisova najpopularnija knjiga je “raditi 4 sata tjedno bez truljenja u uredu”. Govori o metodi rješavanja problema koja se temelji na samo dva kita:

1. Potrebno je uzeti Paretov zakon kao osnovu. Podrazumijeva da 20% napora daje gotovo 80% rezultata. Preostali napori usmjereni su na postizanje samo 20% rezultata. Stoga se trebate usredotočiti na aktivnosti koje su najvažnije.
2. Također je potrebno usredotočiti se na Parkinsonov zakon. Kaže da bi posao trebao ispuniti svo vrijeme koje mu je dodijeljeno. To znači da mu trebate posvetiti točno onoliko vremena koliko je potrebno da biste ga dovršili.
3. Ni u kojem slučaju ne povećavajte duljinu radnog dana! Ne bojte se da nećete izvršiti neki zadatak! Guru produktivnosti preporučuje čak i skraćivanje vremena rada kako ga ne biste izbjegavali na desetke minuta. Općenito je bolje zaboraviti na sekundarne zadatke ovom tehnikom: treba ih delegirati drugim ljudima.
4. Najčešće obožavatelji Ferrissovog pristupa rade na sustavu “1-3-5”. To znači da se na popis obveza za taj dan unosi jedna važna stvar, tri manje hitna i pet vrlo malih. Ova metoda omogućuje vam izbjegavanje nužde — to je njegova glavna prednost.

Ferriss, kao i mnogi drugi geniji produktivnosti, ne prihvaća više stvari odjednom. Podsjeća da će u ovom slučaju doći do Defokusiranja pažnje, što će povećati vrijeme potrebno za obavljanje posla. Zato preporučuje razbijanje zadataka prema njihovoj hitnosti. U poslijepodnevnim satima trebate se baviti malim stvarima, u tom slučaju ćete se sigurno nositi. Također se preporučuje da ne gubite vrijeme na čitanje pošte, glasnika i društvenih mreža — to vas obično ni na koji način ne približava cilju, stvarajući lažni osjećaj zauzetosti.

Ova metoda ne podrazumijeva upotrebu neke aplikacije s popisom zadataka. Ljudi koji ga slijede planiraju rano ujutro, radije ne razmišljajući o sljedećim danima. Njihov najstrašniji neprijatelj je lijenost. U prvim danima morate se doslovno prisiliti da napravite takav plan. Također, u početku neće naštetiti pomoći druge osobe koja će kontrolirati izvršavanje svih zadataka.

Sustav Francesca Cirilla

Francesco Cirillo je taj koji je razvio metodu upravljanja vremenom u vezi s oceanom. Pomogao mu je u ovom poslu… kuhinjski timer!

Kao mladić, Francesco je neprestano kasnio, a također se nije mogao usredotočiti na svoje studije. Stalno ga je nešto ometalo. Ali jednog dana shvatio je da mu može pomoći jednostavan kuhinjski timer. Tijelo mu je izrađeno u obliku rajčice, zbog čega je metoda dobila ime. Njegova je bit jednostavna. Morate izdvojiti 25 minuta za izvršavanje zadatka. Nakon toga slijedi 5 minuta odmora. Zatim se vratite svom poslu na istih 25 minuta. I tako bi se trebalo nastaviti sve dok ne dovršite sve zadatke postavljene za tekući dan.

Takvi 30-minutni segmenti nazivaju se “rajčice”. Postupno ćete se početi natjecati sa sobom u njihovom broju svladanih u jednom danu. Kao rezultat toga, vaša će se produktivnost znatno povećati. Samo nemojte gubiti vrijeme dodijeljeno timerom smišljajući zadatak! Bolje je napraviti popis obveza unaprijed. To se može učiniti ujutro ili prije spavanja. U tome će vam pomoći posebne aplikacije, o kojima će biti riječi u nastavku.

Možete otkriti 25-minutne i 5-minutne segmente pomoću uobičajenog programa “Timer” dostupnog na bilo kojem pametnom telefonu. Međutim, preporučujemo instaliranje zasebne aplikacije koja će znatno ubrzati postupak. Štoviše, u mnogim takvim programima provodi se i automatsko brojanje dovršenih “rajčica” !

Postoji nekoliko aplikacija ove vrste Na internetu. Savjetujemo vam da razmislite o opcijama za instalaciju Ace, Ace i Ace.

Nositelji Ace i ACE trebali bi obratiti pažnju na Ace i ACE. Postoje i zasebne verzije ovih programa za.

Pa, za pametne telefone i tablete koji se temelje na IAS-u razvijeni su i druge aplikacije ove vrste.

A možete ga pronaći i na TV-u

• Timeri poput interneta u obliku zasebnih uređaja! Budući da trošite novac, imat ćete još više poticaja za primjenu ove strategije.
  

  Korištenje aplikacije ili dnevnika

  

  Ako vam se sviđa metoda koju je izmislio 34. predsjednik Sjedinjenih Država, preporučujemo vam da instalirate aplikaciju asa ili asa. Prvi je dizajniran za uređaje s oceanom,dok drugi mogu koristiti vlasnici pametnih telefona koji rade pod kontrolom oceana. Savjetujemo da 40% vremena posvetite važnim hitnim stvarima, a preostalih 60% važnim, ali ne i hitnim.

  Gleb Arhangelski koji smo spomenuli preporučuje korištenje usluga s popisom zadataka. U prošlosti bismo preporučili Internet, ali sada će se ova aplikacija pokazati preskupom, pogotovo ako je želite instalirati na više zadataka odjednom. U tu svrhu bolje je koristiti oceane. Ova će usluga također zahtijevati novčana ulaganja, ali tek nakon nekog vremena — kada broj zadataka premaši određenu oznaku. Možda je ovo najfunkcionalniji program ove vrste, koji postoji i na nekoliko platformi. Ali ima ozbiljan nedostatak, a to je sučelje na engleskom jeziku.

  Ako vam ne treba obilje svih vrsta značajki, preporučit ćemo nekoliko mobilnih aplikacija. Prvi je onaj iz svemira. Ovdje se sastavlja popis zadataka kojima se može postaviti jedan ili drugi prioritet. Zadatak se može postaviti na određeni dan ili će se pojaviti prema određenom rasporedu — na primjer, svaka tri tjedna. Tu su i detaljna izvješća koja pokazuju koju ste vrstu posla najčešće radili.

  Druga aplikacija koju smo preporučili je ona koja se odnosi na oceane. Ne služi za planiranje, već za bilježenje vremena provedenog u obavljanju različitih zadataka. Čim se upustite u neki posao, dodajte ga na popis i kliknite gumb “Start”. Kada završite, morate pritisnuti gumb “Stop”. U budućnosti možete vidjeti izvješće koje govori o vremenu koje ste potrošili za dan, tjedan, mjesec, pa čak i godinu. Takav je program, opet, koristan za samokontrolu: ako ste već pokrenuli tajmer, malo je vjerojatno da ćete se prekinuti bez razloga. Usput, aplikacija ima sinkronizaciju s pohranom u oblaku. Stoga, kada kupujete novi pametni telefon, definitivno nećete izgubiti sve svoje statistike.

  A možete koristiti i dnevnik. A zašto ne? Prikladno je napraviti popis obveza u njemu, potrebna vam je samo kemijska olovka. Ali ako vaš posao uključuje putovanje gradom, onda to sigurno nije najbolja opcija.

  Zaključak

  Ako se poslužite našim savjetima, postat ćete osjetno produktivniji. To znači da ćete u jednom danu obaviti više stvari nego inače. Nema sumnje da će se vaši najmiliji tome najviše radovati. Ali materijal koji smo napisali bit će potpuno beskoristan ako ste lijeni.